Får du inn repetative oppgaver på e-post, for eksempel gjennom skjemaer eller automatiske mails? Her er et triks som tar under 10 min å sette opp, og sparer deg for potensielt timer, dager og uker på sikt. God ROI med andre ord.
I dette eksempelet bruker jeg Gmail og Notion, men det kan overføres til de fleste e-postklienter og prosjektverktøy.
Det aller første du gjør er å finne emnet på mailen du ønsker å automatisere. Hvis du for eksempel hver dag får inn et utfylt skjema i innboksen med emnet “Ny tilbudsforespørsel fra kunde”, så kopierer du dette emnet.
Steg 1: Trigger
Logg inn eller opprett en gratis konto i Zapier, og trykk på “Create Zap”.
Sett Gmail som trigger.
I dette eksempelet bruker vi “New Email Matching Search” som event. Her kan du også velge andre triggere, som for eksempel at du setter en ny label på en e-post, at du markerer en e-post som viktig, eller det du måtte ønske.
Koble til og velg gmail-kontoen din.
I feltet “Search String” skriver du “in:inbox” og “subject:(emnet på mailen du vil videresende)”.
For eksempel: in:inbox subject:Ny tilbudsforespørsel fra kunde
Trykk på test trigger. Har du satt det opp riktig, så forteller den at den finner triggeren i innboksen din og at alt er ok.
Steg 2: Action
Velg Notion, og på event setter du “Create Database Item”.
Velg/koble til din Notion-konto.
Velg databasen du ønsker å sende inn oppgaven til, f.eks “Tasks database”. Gi den et navn, f.eks “Ny tilbudsforespørsel”.
Deretter kommer det magiske: Nå kan du velge hvordan denne mailen/oppgaven skal registreres i Notion. Jeg har f.eks felter i min oppgaveliste for priority, duration og energy som jeg alltid fyller ut, og nå kan dette automatiseres. I dette eksempelet setter jeg high priority, 15 min duration og high energy.
Gå videre til “test action”. Nå vil det sendes en test til Notion, så du kan logge inn og se om det fungerer som ønskelig.
Oooog det var det! Gratulerer, du har gjort hverdagen din 1% enklere og spart noen minutter per oppgave. Det blir til timer, dager og uker på sikt.
Vil du fortsette å få investeringsmuligheter der inputen verdsettes i minutter og outputen er timer, dager og uker? Meld deg på nyhetsbrevet mitt!