“Inbox zero” er en produktivitetsteknikk hvor målet er å unngå at det hoper seg opp med uåpnede e-poster i innboksen, og bruke minst mulig tid og energi der inne.
Her er noen tips og triks for å oppnå akkurat det.
Først, et viktig prinsipp: E-post, og dermed innboksen din, er til å kommunisere med. Ikke til lagring av kunnskap eller som en svært middelmådig to-do liste. Det har du langt bedre verktøy til.
💡 Bruker du Notion? Da kan du få spesifikke e-poster sendt automatisk til to-do listen din med denne enkle guiden.
1️⃣ Sett av en egen tidsblokk hver dag til å gå gjennom e-poster, så du ikke konstant sjekker innom. Det å konstant skifte fokus er døden for konsentrasjon og produktivitet. Er du skikkelig hardcore kan du skru av notifikasjonene på mobilen.
2️⃣ Når du åpner en e-post, håndter den med en gang. Unngå fristelsen med å markere den som ulest, men følg denne flyten:
- Krever den at du gjør noe, som tar under 2 minutter? Gjør det/svar med en gang.
- Krever den at du gjør noe, som tar mer enn 2 minutter? Legg det inn som en oppgave i to-do listen din.
- Er det nyttig info du kan bruke senere? Lagre den i kunnskapsbanken din.
- Er det verken en oppgave eller nyttig info? Arkiver eller slett.
3️⃣ Unsubscribe umiddelbart fra alt som ikke er interessant.
4️⃣ Sett opp filtre! Har du e-poster du “må” motta men som ikke trenger å forkludre innboksen med, som f.eks kvitteringer? Sett opp et filter slik at den automatisk settes opp med status “arkivert”, og en label som f.eks “kvittering”, eller automatisk videresendes til riktig e-post.
5️⃣ Må du besvare mange e-poster på samme måte? Bruk templates i Gmail for å spare tid.
Sånn! “En ryddig innboks er et ryddig hode”, du hørte det fra meg først.
✉️ Etter du har meldt deg av alle nyhetsbrev du ikke får verdi av, så kan du melde deg på noen som faktisk leverer masse verdi. Her er 13 gode tips!
👇
Synes du dette var nyttig? Meld deg på nyhetsbrevet mitt (som sendes så sporadisk at det vil være en dråpe i havet i innboksen din)
Kilder og inspo
How I answer Email in 17 minutes a day – Tiago Forte
How to achieve inbox zero – Thomas Frank
Inbox Zero – Techtarget
How to get to inbox zero in 7 steps – Inbox Done